Vírusjárvány, karantén, home office: leginkább ezekkel a szavakkal lehetne leírni a 2020-as évet, már ami a munka frontján bekövetkezett változásokat jelenti. Most az utóbbival szeretnénk foglalkozni, hiszen a home office jött, látott és győzött – mégis, hasznos lehet, ha a munkavállalók életében lassan meggyökerező gyakorlat legfontosabb elemeit felelevenítjük.
Lehetőségből létszükséglet
A home office kialakítása, ennek villámgyors megvalósítása úgy robbant be a legtöbb vállalat életébe, ahogy maga a COVID is. Az egyik nap még irodában dolgoztunk, a másikban kényszerű távmunkások lettünk. Ezt fejelte meg a karantén, a gyermekes családoknak újabb terhet jelentő digitális oktatás, és máris egy teljes életmód-váltás várta a munkavállalók döntő részét.
Home office természetesen előtte is létezett, de kevés cégnél, ritkán felhasználható lehetőségként. Ehhez képest csak Magyarországon – a Magyar Távmunka Szövetség adatai szerint – tavaly májusban már 760 000 fő vette igénybe a home office intézményét. A Központi Statisztikai Hivatal egyébként azt jelentette, hogy míg az előző évtizedben csak 2,9%, addig 2020 egészére vetítve 8,6% volt a home officeban dolgozók aránya. Ha világviszonylatban nézzük, akkor még egyértelműbb a kép: az egyes országokban eltérő intenzitással és szigorral, de a szellemi foglalkozásúak, irodában dolgozók százmilliói választották a távmunkát.
Jellemzően a kenyerüket a kommunikációban, informatikában, pénzügyi szolgáltatásban, oktatásban keresők váltottak erre, de az ügyfélkapcsolati rendszerek munkatársai is jó ideig elfelejthették, hogy az ügyfeleket személyesen fogadják.
Mivel a jól érzékelhető trend folytatódni fog – hiszen időközben a home office egyre több cég kultúrájának részévé vált – ezért tavaly óta sok tanulnivalóval lettünk bölcsebbek. A nagy kérdés 2020 márciusában ugyanaz volt, mint 2021-ben: mi kell egy hatékony home office munkakörnyezet kialakításához?
Otthonból irodát
A legnagyobb mentális és logikai nehézséget már a kezdetektől az okozta és okozza, hogy a legtöbb ember elsősorban nem munkahelyként fürkészi leendő otthonát. (Otthonról dolgozni? Sokak fejében ez tavaly előtt még eszébe sem jutott.) Természetesen előny, ha az elrendezés miatt a lakás alkalmas egy csukható-zárható ajtóval elválasztott helyiség kialakítására, de az otthonunk első számú célja ezután is a pihenés, feltöltődés, a családdal történő közös együttlétnek kéne lennie.
A munkaadók legfontosabb kihívását úgy lehetne legrövidebben összefoglalni, hogy irodai környezetet kellett teremteniük a dolgozónként eltérő lakások, házak belsejében, ahol dolgozni azonban ugyanolyan körülmények közt lehet, mint az irodában.
Első lépésben az otthoni iroda fizikai helyét kellett kialakítani. Munkapszichológusok szerint nagyon fontos, hogy a munka és magánélet már területileg is elkülönüljön – aki tehát nem rendelkezett zárható, erre a célra megfelelő, szabad helyiséggel, annak is egy kizárólag a munka miatt használandó dolgozósarkot kellett berendeznie. Ha a keretek megvoltak, fel lehetett tölteni tartalommal, vagyis következtek az eszközök.
A bebútorozás
Nincs iroda saját íróasztal és szék nélkül! Mégis, mi lehet a különbség asztal és asztal, szék és szék között? Egy szóval: óriási. Az elmúlt évben megtanulhattuk, hogy az ergonómiai szempontok mennyire fontosak ezen a területen: egy kényelmes, minőségi, strapabíró, jól beállított szék például szó szerint sok fájdalomtól szabadíthatja meg az embert, kímélve a nyakat, a hátat és a derekat is. Érdemes ilyet választani!
Az asztal szerepe a látás megőrzésében keresendő. Az optimális magasságú bútoron a képernyő pont olyan szögben látszódik, amely az emberi szem számára barátságos. Ha már asztal, akkor lámpára is szükség van: a világítás szerepe a home officeban megtartott online meetingek, előadások miatt felértékelődött, hiszen nem mindegy, hogyan és mennyire látnak minket a „vonal túlsó végén lévők”.
De vajon kifogástalanul hallanak-e minket? – így szól a következő kérdés, és a válasz igen, ha az átlagos fül- vagy fejhallgatónkat audió szempontból prémiumabb eszközre cseréljük. A fülhallgatók új generációja ráadásul nemcsak kényelmesebb, de sokszor drót nélküli megoldást kínálnak, és zajszűrő képességükkel a csendes iroda élményével is megajándékozzák a dolgozó embert.
Hasznos kiegészítő lehet egy hasonlóan ergonomikus billentyűzet is, amely különösen az átlagnál több e-mailt író vagy prezentáción ügyködő munkavállaló életét teheti könnyebbé. A kreativitás növelésére a parafatáblák és a különféle írható, nagyméretű táblák használhatók, míg egy-egy asztali növény bizonyíthatóan jó hatással van a közérzetünkre.
De mi van az informatikával?
Nem titok, hogy a bizalmi faktoron kívül az irodai, megbízható IT-környezet otthoni „leképezése” jelenti mindig a legnagyobb akadályt a jól működő home office kialakítása útjában.
Főszabályként elmondható, hogy külön otthoni, és külön munkahelyi laptop az optimális megoldás. Utóbbi esetben ugyanis a vállalati rendszergazda általában nem adja át azokat a jogokat, amelyek például programok telepítéséhez vagy a rendszer módosításához szükségesek. Az elővigyázatosság indokolt, hiszen látni, hogy 2020-ban sokkal több rosszindulatú informatikai támadás, például adathalászat vagy zsarolóvírusos behatolás érte a cégeket, mint akár egy évvel előtte. Egy csak munka céljára használt, erős jelszóval védett laptop esetében ez szinte kizárható: a vírus- és végpontvédelemmel felszerelt informatikai eszközök megóvják a cégeket, egyéneket az adatvesztéstől.
A vállalatnak ezenkívül meg kell oldania a hivatalos szerverekhez történő távoli kapcsolódást és a rendszeres mentést is. Magyarán a munkához szükséges levelezést és a belső fájlok hozzáférését biztosítania kell munkavállalói számára. Ma már ez a felhőszolgáltatások hétköznapivá válásával egyszerűen kivitelezhető, de fontos, hogy az otthoni felhasználótól ez tudatosabb hozzáállást igényel, hiszen fizikailag nincs a közelében az IT-s kolléga, aki szükség esetén segíteni tudna.
Mi azonban itt vagyunk! Ha az ön cége is az otthoni munkavégzés kialakítása iránt érdeklődik, töltse ki kapcsolati űrlapunkat az alábbi linken, hogy kapcsolatba lépve önnel home office-át gyorsan megvalósíthassuk!