A vállalatok különféle stratégiák mentén épülnek fel, ezek összhangja pedig hozzásegíti a céget a kitűzött célok eléréséhez. Milyen szerepet tölt be ebben az univerzumban az informatikai stratégia? Miért van szükség rá, és mit kell tartalmaznia? Jöjjenek a részletek!
A szervezet gépezetét az hozza mozgásba, hogy a különféle területek bizonyos célok mentén, összehangoltan működnek. A célok elérésének módját a stratégia tartalmazza. Többféle stratégiáról is beszélhetünk, példának okáért az értékesítési stratégia az eladások célszámait és a célok eléréséhez szüksége mérföldköveket tartalmazza, a marketing stratégia pedig azt, hogy miként jut el az üzenet, a termék/szolgáltatás híre a közönséghez.
Ebbe a miliőbe illeszkedik bele az informatikai stratégia is. Azt gondolhatnánk, hogy egy átlagos szervezetnek nincs szüksége külön IT stratégiára, elég csupán egy jó IT-s, aki ért a dolgát. Valóban, utóbbi nélkülözhetetlen a várt eredményhez, emellett azonban azt is be kell látni, hogy a jól muzsikáló cég, a remekmű, csak akkor készülhet el, ha annak minden hangjegye a helyén van és harmóniában cseng össze a többivel.
Az IT szerepe a szervezetben
Az információs technológia szerepe nem lebecsülhető a cégek életében. Két fronton is helyt kell állni az IT eszköztárának: egyfelől a cégen belül, másfelől pedig az ügyfelek felé.
A cégek ma már inkább a digitális megoldásokat részesítik előnyben, amikor fel szeretnék venni a kapcsolatot a célközönség tagjaival. Egy jól összerakott weboldal, egy ügyes chatbot, egy praktikus app, mind-mind modern eszközök, amiket a cégek bevetnek, hogy megszólítsák a közönséget. Ahhoz, hogy ezt a sokféle és színes igényt ki lehessen szolgálni, komoly informatikai tudás és apparátus, illetve IT szolgáltatás menedzsment szükséges.
Nincs ez másként a cég határain belül sem! Ma, bármilyen munkáról is legyen szó a minőség és a gyorsaság lettek a legfontosabb ismerévek. A hatékonyság növelése azonban kizárólag a modern technológia bevonásával valósulhat meg. Az IT üzemeltetés modernizálása, az automatizációk, a kommunikációs és projektmenedzsment szoftverek azt a cél szolgálják, hogy a folyamatok gyorsabban és flottabbul menjenek vége, ne legyenek, félreértések, elmaradások, minden pontosan ott és akkor történjen meg, ahol kell.
Mi az az informatikai stratégia?
De hogy kapcsolódik mindehhez az informatikai stratégia? Valójában ez az, ami összefogja a fenti szerepeket. Ebben jelölik ki a cég fő céljaihoz képest az IT célkitűzéseit és azt is, hogy ezeket miként lehet elérni, vagyis milyen utat kell bejárni a célok teljesüléséig.
A stratégiák sajátossága, hogy hosszú és rövid távon is van relevanciájuk. A vállalatoknak fel kell rajzolniuk a nagy ívet, majd azt kisebb időbeli és területi egységekre bontani. Az egy éves tervezés azt mondhatjuk, hogy alap, meg kell próbálni azonban ennél tovább menni és a „jövőbe látni”, vagy legalábbis megpróbálni predikciókat tenni. Ha ez sikerül, akkor fel lehet készülni a jövő változásaira és kihívásaira.
A hosszabb távú terv elkészítése a megtérülés szempontjából is igen lényeges. Az IT stratégia jellemzően olyan beruházásokat is tartalmaz, amelyek megtérülése nem egyik hónapról a másikra realizálódik, hanem adott esetben több év is kell hozzá. Az ilyen nagy ívű projektek tisztán látásához nélkülözhetetlen a hosszú távú stratégiai tervezés.
Természetesen az is lényeges, hogy a stratégiát nemcsak megalkotni kell, hanem érdemes tisztában lenni annak határaival is. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy ha valami nem megy, akkor tudni kell változtatni, máshogy csinálni, máskülönben a várt siker nem következik majd el.
Mit kell tartalmaznia?
Az informatikai stratégia jellegéből adódóan igen összetett, vannak bizonyos „kötelező elemei”, amelyek érdemes belefoglalni. Az egyik ilyen, a vezetői összefoglaló, ami valójában a stratégia egy kivonata és segíti a vezetőséget a döntések meghozatalában, átlátásában.
Az IT stratégiának jellemzően része, hogy megnézzük hol tart a szervezet. Tehát egy előzetes kutatás segítségével megállapításokat kell tenni arról, hogy mi a status quo. Olyan területeket érdemes itt megvizsgálni, mint az irányítás, az infrastruktúra, a biztonság, az üzemeltetés vagy éppen a személyügyi kérdések.
A jelen helyzetről készített lenyomathoz hozzá kell rendelni azt is, hogy hova szeretnénk eljutni, mi a vízió. Ezt úgy kell megtenni, hogy az informatikai célok rezonáljanak a szervezeti célokkal, azokat támogassák.
Nem elég azonban megvizsgálni, hogy hol vagyunk és hova szeretnénk jutni, az is lényeges, hogy a két állapot közötti különbség milyen módon küzdhető le, vagyis miként lehet áthidalni a tátongó szakadékot. Ebből összeáll a stratégia megvalósítása: az akciók és a feladatok listája. A feladatok elemzése lehetőséget teremt a szükséges anyagi és humán kapacitás, a kockázatok és a lehetőségek felmérésére, illetve a fontosság megállapítására is. Ezt követően a fent leírtak költségvonzatait összefoglaló költségterv készül el.
Az informatikai stratégia bár még nem annyira elterjedt, a digitalizáció jelentőségének növekedésével szépen lassan minden szektorba beszivárog majd. A XXI. századi munka alapja a modern technológia, ebből adódóan, ahhoz, hogy a munka gördülékenyen menjen a technológiai hátteret biztosítani kell, ami viszont csak előre gondolkodással, tervezéssel valósítható meg költséghatékony módon.
A SERCO több évtizedes múlttal rendelkező informatikai vállalatként az IT stratégiák nélkülözhetetlenségét képviseli.