Céges email és a privát levelezés összemosása: fatális öngól

Sokan azt gondolják, hogy a privát email cím kiválóan alkalmas a munkahelyi ügyek intézésére. Ez azonban hatalmas tévhit! A céges email semmi esetben sem helyettesíthető a privát email használatával. Összegyűjtöttük, hogy miként érdemes összehangolni az email cím használatot!

A privát email fiókok jó szolgálatot tesznek a mindennapokban, megkönnyítik az életünket, használatukkal a levelezés gyors és egyszerű, bárki számára könnyen elsajátítható. Egyetlen emberhez tartozik, hiszen értelemszerűen a saját leveleinket szeretnénk mi magunk kezelni, így ebben az esetben előny, hogy mások, beleértve ebben az illetékteleneket is, nem férhetnek hozzá. Ez azonban egy cég életében nem egyértelműen előny. A legtöbb ember privát levelezésre a Gmail-t használja, ez ugyanis ingyenes és mindent tud, amire egy átlagembernek szüksége lehet. Éppen ezért a következőkben amikor személyes fiókról beszélünk, akkor az alatt a privát Gmail használatát értjük.

Miért nem szerencsés a céges email helyett a privát Gmail?

A céges és a privát fiókok összemosása megannyi problémát felvet. Nézzük ezek közül a legfontosabbakat!

Azonosítási nehézségek

A kétfaktoros azonosítás lényege a biztonság fokozása, egészen pontosan azzal a céllal alkalmazzák, hogy ne férjenek hozzá illetéktelenek az információkhoz, fiókokhoz, emailekhez. Egy céges fiók esetén a rendszergazda kezeli a jogosultságokat, ez azt is jelenti, hogy ha valaki valamilyen oknál fogva „kiesik” a rendszerből, a fiókjához akkor is hozzá lehet majd férni.

Ha azonban a regisztráció privát, akkor értelemszerűen csak az tudja a belépési adatokat és csak az tudja elvégezni a kétfaktoros azonosítást, aki birtokában van a megfelelő mobil eszközöknek, belépési adatokban. Hovatovább, ha az azonosítás biometrikus és a tulajdonos eltűnik, nem elérhető többé, akkor az adatokhoz, a fiókhoz egyáltalán nem lehet hozzáférni.

Nem biztonságos

A privát fiók jellemzője, hogy egyetlen egy személyhez kötődik. Amennyiben ő távozik a cégtől, akkor nemcsak hogy nem lehet hozzáférni ehhez a fiókhoz, de a belépési adatok megmaradnak nála, amit így magával tud vinni és a későbbiekben is hozzáférhet lényeges és bizalmas üzleti információkhoz.

Adatvédelmi öngól

A privát email cím használata a céges email cím helyett az adatvédelem szempontjából öngól. Ahogy írtuk, a munkavállaló a kilépést követően is hozzáfér a céges adatokhoz, kontaktokhoz, ami nem előnyös és visszaélések forrása lehet. Képzeljük csak el, mekkora károkat tud okozni így egy viharosan távozó dolgozó!

Káosz a köbön

A céges email és a privát levelezés összemosása abból a szempontból sem szerencsés, hogy számos kellemetlenség forrása lehet a kettősség. Megeshet, hogy nem vagyunk elég körültekintőek és a családi nyaralás képeit egy ügyféllel osztjuk meg véletlenül és ez még csak egy aprócska baki, ennél sokkal nagyobb tévedések is lehetnek.

Tudni kell, hogy a céges email cím köré erősebb védelem építhető, ami azt jelenti, hogy nehezebben törik fel a fiókot. A privát email címünket számos weboldalon megadhatjuk regisztrációkor, vásárláskor. Ezzel megannyi rést nyitunk a biztonsági pajzson. Egy privát fióknál ez egyéni szinten tud kellemetlenséget okozni, ha azonban a behatolók a céges kontaktokhoz is hozzáférnek, akkor akár végzetes is lehet a kár.

Mit lehet tehát tenni?

Amennyiben egy mód van rá, célszerű olyan levelezőrendszer mellett dönteni, aminek van üzleti változata is. A Google esetén ez a Workspace, ami leánykor nevén G-Suite-ként vált ismertté. Valójában egy továbbfejlesztett Gmail fiók, amit kifejezetten az üzleti igényeknek megfelelően alakítottak ki. Így például van benne Meet funkció, játszi könnyedséggel lehet eseményeket szervezni, a Drive segítségével megoldható az adattárolás, az irodai alkalmazásokkal pedig a munkavégzés hatékonysága növelhető.

Ez csak egy példa a megannyi lehetőség közül, de a Workspace mintáján keresztül könnyedén meg lehet érteni a különbséget. Nézzük ezeket!

A privát email jellemzője, hogy az email cím vége egységes, a Gmail esetén @gmail.com. Ha azonban üzleti a fiók, akkor a saját domain is megadható, így az email cím tartalmazhatja a cég nevét. Ezzel a cég sokkal profibbnak és igényesebbnek tűnik majd, különösen annak fényében, hogy az átverős, adathalász emaileket nagyon sok esetben nem domain, cégnév végződésű email címről küldik, hanem egy privát fiókból, így ez üzleti környezetben egyszerűen nem hiteles.

Az üzleti verzió számos olyan eszközt tartalmaz, amelyek célja a kommunikáció megkönnyítése. A Workspace esetén van például naptár, chat, de akár videókonferenciát is lehet indítani egyetlen kattintással. Ezek kényelmes és igen hatékony megoldások. Hatalmas előny, az email alias, melynek segítségével több céges email cím beérkezett üzenetei összpontosíthatók egyetlen fiókba. Így sokkal könnyebb a levelek követése.

A céges email rendszerek megkönnyítik az adatvédelmi előírások kezelését. Ezek a levelezőrendszerek a regionális szabályozásoknak megfelelően beállíthatók, ráadásul a biztonsági incidensek és a spam üzenetek száma is csökkenthető.

A SERCO a hazai IT szektor meghatározó szereplője. Kérdése van a rendszerépítéssel vagy üzemeltetéssel kapcsolatban? Kollégáink készséggel megválaszolják ezeket!